Persondatapolitik for Ollerup Efterskole – Sang og musik.

Senest ajourført 16. august 2021

Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.

Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov om persondata (Reference indsættes når loven er vedtaget).

1. Politikken gælder for følgende dataansvarlige organisation:

 

Ollerup Efterskole – Sang og musik

Svendborgvej 10, 5762 Vester Skerninge

62 24 24 19

mail@ollemus.dk

Hjemmeside: Ollemus.dk

Cvr.nr. 19793192

 

Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:

Yanne Enevoldsen

Forretningsfører

62 24 24 19

ye@ollemus.dk

 

 

2. Behandlingsgrundlag for personoplysninger på Ollerup efterskole

Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.

Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om efterskoler, jf. Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.

Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).

3. Personoplysninger, som vi indhenter hos dig og behandler om dig:

3.1. Nyhedsbreve

Vi sender nyhedsbreve ud et par gange om året. Hvis du skriver dig op til vores nyhedsbrev, gemmer vi din e-mail-adresse i vores automatiske udsendelsesprogram, mailpoet. Vi bruger ikke din e-mail til andre formål og videregiver den ikke til andre.

*mailpoet sender i nogle tilfælde emails, til servere i tredjelande. Det er aktuelt ikke muligt at underskrive databehandleraftaler med firmaet bag appen.

3.2. Interesseliste/venteliste/tilmelding til besøgsarrangement.

Hvis du tilmelder dig til kommende skoleår, behandler vi følgende oplysninger om dig: Navn, adresse, cpr.nr., telefonnummer, valg af instrument, e-mail (forældrenes), forældrenavn/navne, forældre-cpr.nr., samt oplysninger om behov for inklusion.

Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det pågældende skoleår. Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det indeværende skoleår med henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre ansøgere falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på venteliste til det aktuelle skoleår, beder vi dig give kontoret besked om dette.

3.3. Kommende/Nuværende elev

Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger: Navn, adresse, telefonnr., e-mail, cpr.nr., klassetrin, navn på nuværende skole, ønske om individuel undervisning, ønske om valgfag og musikundervisning, forældreoplysninger (navn, cpr.nr. bopæl, samlevende / fraskilte, fælles forældremyndighed, betalings-oplysninger).

Vi spørger også ind til tidligere skolegang, familieforhold samt om der er særlige helbredsoplysninger, vi af pædagogiske årsager skal kende til. Det kan fx være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.

Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud og elevstøtte, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik.

Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig under dit ophold på skolen: karakterer, sygefravær, andet fravær, særlige samtaler og andre hændelser, der relaterer sig til skolens hverdag, samt skolens dagbog. Login på skolens netværk sker via personligt UNI-login, således at nettrafik kan spores, i tilfælde af misbrug.  

Vi tager billeder og sommetider video fra offentlige arrangementer og begivenheder på skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, og på skolens profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.

I det omfang, vi tager portrætbilleder, herunder klassebilleder eller skolefotos, beder vi om samtykke til at offentliggøre dem på Viggo (intra), Desuden optræder eleverne på årets korplakat samt i skolens årsskrift samt i en lille folder som udleveres til ansatte for at sikre, at alle hurtigt lærer eleverne at kende.

3.4. Forældre og evt. samlever

Når en elev søger om optagelse på Ollerup Efterskole – Sang og Musik indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever: navn, cpr.nr., bopæl, samlevende / fraskilte, fælles forældremyndighed, tlf., e-mail.

Desuden indsamler vi CPR-nr. og indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart til brug for beregning af statslig elevstøtte, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af 10/05/2011. Se også pkt. 4 nedenfor.

Hvis der ansøges om individuel elevstøtte indhenter vi oplysninger om indkomst for indeværende indkomstår i form af forskudsopgørelse for husstanden samt begrundelse for, at der søges om individuel elevstøtte.

Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for efterskoleopholdet.

3.5. Besøgende på hjemmeside

Vi bruger cookies på hjemmesiden til at styre login samt indsamle webstatistik. En cookie er en tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies gør, at du mere effekt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Vi behandler ikke oplysninger om bruger-adfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner. Du kan vælge at sige nej til cookies, men så vil hjemmesiden ikke fungere optimalt.

På ollemus.dk bruger vi primært cookies til webanalyse med henblik på at optimere brugernes oplevelse af hjemmesiden. 

På ollemus.dk bruger vi Google Analytics for at analysere, hvordan brugerne anvender hjemmesiden. De oplysninger, som cookien indsamler om din brug (trafikdata, herunder din IP-adresse), sendes til og gemmes på Googles servere i USA.

Google bruger oplysningerne til at evaluere din brug af hjemmesiden, udarbejde rapporter om aktiviteten på hjemmesiden og yde andre tjenester i tilknytning til aktiviteten på hjemmesiden og brugen af internettet. Google kan også videregive oplysningerne til tredjemand, hvis loven kræver det, eller hvis tredjemand behandler oplysningerne på Googles vegne. 

Google Analytics sætter to typer cookies:

  • En persistent cookie, der viser, om brugeren er tilbagevendende, hvor brugeren kommer fra, hvilken søgemaskine, der er brugt, keywords osv.
  • Sessionscookies, som bruges til at vise, hvornår og hvor længe en bruger er på sitet. Sessionscookies udløber efter hver session, det vil sige, når du lukker din fane eller browser

Google sammenkører ikke din IP-adresse med andre oplysninger, som Google ligger inde med.

4. Personoplysninger om dig, som vi indhenter hos andre end dig:

Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget som elev på skolen. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstem-melse med artikel 13.

4.1. Oplysninger fra tidligere eller nuværende skole og evt. PPR:

For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole og hvis relevant, hos PPR. Det drejer sig om uddannelsesplan. Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning i hjemkommunen, kan det også komme på tale at vi indhenter denne vurdering. Elev og/eller forældre skal i sådanne tilfælde give samtykke hertil.

4.2. Forældre og evt. samlever:

Forældre til kommende elever og evt. samlever skal oplyse CPR-nr. med henblik på indhentelse af indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.

Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og sker ved direkte træk i SKATs registre.

Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for datoen for kursusstart.

 

5. Sådan behandler vi oplysningerne:

 

5.1. Nødvendig behandling på skolen

Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.

De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administra-tion. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af tilskud, elevstøtte og udarbejdelse af regnskab.

Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig elevstøtte.

Det er kun skolens forretningsfører og ledelse, der har adgang til oplysninger om indkomst og økonomi.

Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning på hold, linje, valgfag og herunder udarbejdelse af opgaver, evalueringer, udtalelser mv.

Vores uddannelsesvejleder behandler følgende oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på optagelse.dk: navn, cpr.nr, karakterer, upv-er, skoleudtalelser.

Skolens fasteansatte medarbejdere har adgang til relevante oplysninger om elever.

For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse hos os, er vi forpligtet til at opbevare prøvebeviserne uendeligt.

5. 2. Deling med andre

Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.

Vi bruger UNI-Login til login på en række platforme for digitale undervisningsmidler. Vores leverandører her omfatter Alinea, CFU Danmark, Clio Online, EduLab ApS, GO Forlag, MV-Nordic A/S, Skoledu ApS, SkoleIT, Solutio, Tellerup A/S, UVdata A/S, Gyldendal, Filmcentralen, Matematikbanken.  Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.

Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender Uni-login. De har forpligtet sig til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores elever.

Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.

For at alle hjælpe eleverne med at aftale fælles transport m.v. udleverer vi i forbindelse med skoleårets start en elevfolder, hvor elevholdets navne, adresser og mobilnr. fremgår.

Vi bruger desuden Google-Drev og Microsoft Office 365 til fagligt og pædagogisk arbejde i relation til eleverne i dagligdagen, f.eks. faglige afleveringer, weekendtilmeldinger og holdtilmeldinger. Oplysninger vedrørende elevernes personlig forhold og trivsel gemmes kun på Skoleplan, der er et sikret intrasystem.

5.3. Sletning

Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabs-aflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen 1348 af 23. november 2016.

Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal ugers aktivitet på efterskole, betalingsoplysninger i forbindelse med efterskoleopholdet.

Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet i skoleåret.

Oplysninger om besøgende på vores hjemmeside slettes senest 30 dage efter besøg, jf cookie politik.

Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt, jf. pkt. 5.1.

 

6. De registreredes rettigheder

6.1. Indsigt

Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.

 

Skolen kan tage et gebyr for dette arbejde. Dette skal være et rimeligt gebyr under hensyn til de administrative omkostninger ved at give de pågældende oplysninger. Datatilsynet skriver på deres hjemmeside, at den private dataansvarlige kan kræve 10 kr. for hver påbegyndt side, men at betalingen ikke kan overstige 200 kr. [1]

 

6.2. Berigtigelse og sletning

Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.

 

6.3. Begrænsning af behandling

Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.

 

6.4. Dataportabilitet

  • Du har ret til at modtage dine personoplysninger (kun oplysninger vedrørende dig selv, som du selv har givet os) i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format (dataportabilitet).
  •  

6.5. Indsigelsesret

Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.

 

6.6. Tilbagekaldelse af samtykke

Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.

 

6.7. Eventuelle konsekvenser ved ikke at afgive personoplysninger

  • Såfremt du er forpligtet til at give oplysninger om dig selv til os, så vil det fremgå dér, hvor vi indsamler oplysningerne. Hvis du ikke vil afgive de personoplysninger, som vi beder om, så kan det have den konsekvens, at der ikke kan beregnes statslig elevstøtte eller at vi ikke kan optage dig som elev på skolen, jf. ovenfor under pkt. 6.6.

 

7. Sikkerhed

  • Skolens behandling af personoplysninger er underlagt vores IT- og Sikkerhedspolitik. Vores IT- og Sikkerhedspolitik indeholder ligeledes regler for gennemførelse af risikovurdering og konsekvensanalyse af eksisterende, samt nye eller ændrede behandlingsaktiviteter. Vi har implementeret interne regler og procedurer for opretholdelse af passende sikkerhed fra det tidspunkt, hvor vi indsamler personoplysninger frem til sletning, ligesom vi alene overlader vores behandling af personoplysninger til databehandlere, som opretholder et tilsvarende passende sikkerhedsniveau.
  •  
  • Brud på persondatasikkerheden
  • I tilfælde af brud på persondatasikkerheden anmelder skolen hurtigst muligt og inden 72 timer bruddet til Datatilsynet. Yanne Enevoldsen er ansvarlig for, at dette sker. I anmeldelsen beskrives bruddet, hvilke grupper af personer det vedrører, og hvilke konsekvenser bruddet kan få for disse personer, samt hvordan skolen har afhjulpet eller vil afhjælpe bruddet. I tilfælde, hvor bruddet indebærer en høj risiko for de personer, som bruddet omfatter, vil skolen endvidere underrette disse. Skolen dokumenterer alle brud på persondatasikkerheden på drev.

 

8. Klage til tilsynsmyndighed

  • Hvis du er utilfreds med vores behandling af dine personoplysninger, kan du klage til det danske datatilsyn:

Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk

 

9. Opdatering af denne Politik

  • Ollerup Efterskole – Sang og Musik er forpligtet til at overholde de grundlæggende principper om beskyttelse af personoplysninger og databeskyttelse. Vi gennemgår derfor regelmæssigt denne politik for at holde den opdateret og i overensstemmelse med gældende principper og lovgivning. Denne Politik kan ændres uden varsel. Væsentlige ændringer af politikken vil blive offentliggjort på vores hjemmeside sammen med en opdateret version af politikken.
  • Eventuelle ændringer, vi måtte foretage i nærværende politik i fremtiden, vil blive offentliggjort på denne side og kan eventuelt blive meddelt dig via e-mail.
  • Dato for seneste opdatering af persondatapolitikken fremgår øverst på dokumentet.

[1] https://www.datatilsynet.dk/borger/mine-rettigheder/indsigt/